Чтобы отправить сотрудника в командировку за границу в 2026 году, нужны приказ, авансовый отчёт после возвращения и документы о расходах: билеты, чеки за жильё, подтверждение обмена валюты. Командировочное удостоверение и служебное задание не обязательны. Суточные компания устанавливает сама, но без НДФЛ и страховых взносов можно платить до 2 500 рублей за каждый день за границей. С 2026 года от НДФЛ прямо освобождён и медицинский полис, если его требует страна въезда.
Какие документы нужны в 2026 году
Правила командировок описаны в Положении, утверждённом постановлением Правительства № 749, и в Трудовом кодексе. Минимальный комплект сейчас такой.
Приказ о направлении в командировку: кто едет, куда, на какой срок и с какой целью. Форма свободная или унифицированная Т-9, если компания к ней привыкла. Цель пишите конкретно: «переговоры с поставщиком», «участие в выставке», «приёмка партии товара». Это пригодится и для налоговой, и на границе, если спросят о цели поездки.
Положение о командировках — локальный акт компании. В нём фиксируют размер суточных, порядок выдачи аванса, лимиты на жильё и билеты, класс перелёта. Если такого документа нет, стоит его завести: без него каждый спорный вопрос решается заново.
Не всех сотрудников можно отправить в командировку одним приказом. Беременных нельзя направлять вовсе, а работников с детьми до трёх лет и некоторые другие категории — только с их письменного согласия и после того, как им сообщили о праве отказаться. Это требования Трудового кодекса, и о них вспоминают обычно слишком поздно.
Для деловой визы или прохождения границы полезно иметь письмо-приглашение от принимающей стороны: кто приглашает, с какой целью, на какие даты. В безвизовые страны его формально не требуют, но на вопрос пограничника о цели поездки такое письмо отвечает лучше любых объяснений.
Авансовый отчёт сотрудник сдаёт в течение трёх рабочих дней после возвращения. К нему прикладывает билеты и посадочные, документы о проживании, чеки на прочие расходы и подтверждение обмена валюты, если менял наличные.
Суточные: сколько платить и что с налогами
Размер суточных компания определяет сама. Государство устанавливает только лимит, в пределах которого выплата не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
| Ситуация | Как считать | Лимит без НДФЛ |
|---|---|---|
| День за границей | По нормам компании для заграницы | 2 500 ₽ в день |
| День в России в пути | По нормам для командировок по России | 700 ₽ в день |
| День выезда из России | Как день за границей | 2 500 ₽ |
| День возвращения в Россию | Как день в России | 700 ₽ |
| Поездка с возвращением в тот же день | 50% нормы для заграницы | В пределах 2 500 ₽ |
Лимиты действуют на сентябрь 2026 года. Всё, что выше, облагается НДФЛ и взносами как обычная зарплата. Многие компании платят суточные выше лимита, особенно в дорогие города Азии, и просто удерживают налог с разницы: это законно.
Если суточные выдают в валюте, для проверки лимита их пересчитывают в рубли по курсу ЦБ на дату, которую определяет Налоговый кодекс. Бухгалтеру стоит заранее решить, в какой валюте фиксировать суточные в положении, чтобы не пересчитывать каждый раз.
Валюта и карты: как дать сотруднику деньги
Валютный закон разрешает компании выдавать работнику валюту под отчёт и возмещать ему расходы на загранкомандировки. Закон тут не мешает, мешает практика: российские карты Visa и Mastercard за границей не работают, а корпоративная карта российского банка в Азии часто бесполезна.
Рабочие варианты на 2026 год: наличная валюта, полученная через банк; карты UnionPay российских банков там, где их принимают; оплата отеля и билетов компанией заранее, чтобы сотруднику нужны были деньги только на суточные и мелкие расходы. В Китае большую часть покупок оплачивают через Alipay и WeChat Pay, и иностранцы могут привязать к ним зарубежную карту, но российские карты привязать удаётся далеко не всегда. Подробный разбор — в статьях как платить за границей россиянам и карта UnionPay за границей.
Практический совет: давайте сотруднику часть суммы наличными в валюте страны или в долларах, а бронирования делайте с корпоративного счёта. Так в авансовом отчёте будет меньше чеков на иностранном языке, которые потом нужно переводить.
Визы, паспорт и цель поездки
Проверьте срок загранпаспорта: многие страны требуют, чтобы он действовал ещё минимум полгода после въезда. Виза оформляется под цель поездки: для переговоров, выставки или встречи с партнёрами нужен деловой въезд, а не туристический, если страна их различает. Разница подробно разобрана в статье деловая или туристическая виза.
С Китаем сейчас проще всего: россиянам виза не нужна на поездки до 30 дней, режим продлён до 31 декабря 2027 года, и деловые цели в нём разрешены. Если командировка длиннее, понадобится деловая виза. В Японию, Сингапур, Австралию и Новую Зеландию россиянам нужна виза, и сроки её получения стоит закладывать в график поездки.
Страховка: что изменилось с 2026 года
С 1 января 2026 года в Налоговом кодексе прямо записано: оплата работодателем полиса медицинского страхования, который требуется для въезда в страну и пребывания там во время командировки, не облагается НДФЛ. Страховые взносы на эту сумму тоже не начисляются. Раньше Минфин разъяснял то же самое в письмах, теперь это норма закона.
Нюанс: если полис не связан с требованием страны въезда, например компания купила расширенную страховку на всякий случай, налоговые последствия нужно оценивать отдельно. Что проверить в самом полисе — лимиты, франшизу, покрытие перелётов и активностей, — рассказано в материале про страховку для путешествий.
Выходные, ночные перелёты и время в пути
Если сотрудник летит в субботу или возвращается в воскресенье, эти дни оплачиваются по правилам работы в выходные: в повышенном размере или с предоставлением другого дня отдыха по его выбору. Выход на работу в день выезда и в день приезда решается по договорённости с работодателем, и лучше прописать это в положении о командировках.
Ночные перелёты с разницей во времени в пять-семь часов выбивают человека из графика на день-два. Если на следующий день после прилёта назначены переговоры, лучше вылететь на сутки раньше. Экономия на одной ночи в отеле часто оборачивается переговорами, которые ведёт невыспавшийся человек. О том, как держать форму при частых поездках, — в статье про частые командировки.
Если сотрудник летает часто
Закупщик или менеджер ВЭД, который летает в Азию раз в квартал, тратит на визы и очереди на границе заметную часть рабочего времени. Таким сотрудникам компании оформляют карту АТЭС. Срок карты — до пяти лет, но в пределах срока загранпаспорта. В Китае с ней разрешено пробыть до 60 дней за каждый въезд, в других экономиках АТЭС, одобривших заявку, она заменяет визу для деловых поездок, а в аэропортах с коридором APEC контроль проходит быстрее. Как оформить её на работника, разобрано в статье карта АТЭС для сотрудника.
PERSONO оформляет карту под ключ: от сотрудника нужен только скан загранпаспорта, от компании — оплата, остальное PERSONO делает само. Цена — 99 000 ₽; в договоре гарантировано получение карты, а на оформление обычно уходит 3–4 месяца. Если сотрудников несколько, всех оформляют по одному договору, а цену за команду считают отдельно — подробнее на странице с ценой.
Чек-лист перед отправкой сотрудника
- приказ с конкретной целью поездки и положение о командировках с размером суточных;
- загранпаспорт с запасом срока и виза или безвиз под цель поездки;
- билеты и жильё, оплаченные с корпоративного счёта, если это возможно;
- аванс: часть наличными в валюте, способ оплаты на месте;
- медицинская страховка под требования страны;
- напоминание сотруднику собирать чеки, посадочные и справки об обмене валюты для отчёта.
Что положить в чемодан, чтобы ничего не пришлось докупать в первый же вечер, — в списке что взять в командировку.
Комментарии
Пока тихо. Задайте вопрос или поделитесь опытом — ответим в комментариях.