Карта АТЭС для сотрудников: как компании оформить её своей команде

Да, сотрудник компании может получить карту АТЭС, если непосредственно занят во внешнеэкономической деятельности: закупает, продаёт, ведёт переговоры с иностранными партнёрами, ездит на выставки и производства. Должность директора или доля в бизнесе не нужны. Заявку подкрепляет письмо работодателя, а при подаче через ТПП платит компания со своего расчётного счёта.

Каких сотрудников ТПП считает подходящими

ТПП РФ называет три категории заявителей: руководители и собственники юрлиц, сотрудники, непосредственно участвующие во внешнеэкономической деятельности, и ИП. Для наёмного работника главное здесь — слово «непосредственно».

На практике подходит менеджер по закупкам, который летает на фабрики в Китай. Руководитель направления импорта. Инженер, который принимает оборудование у поставщика в Южной Корее. Специалист по продажам, который ведёт дилеров в Юго-Восточной Азии.

Бухгалтер, который работает с валютными платежами, но никуда не ездит, — слабый кандидат для самостоятельной подачи. Карта нужна для поездок, и в письме компании это видно.

Совмещённая роль — не проблема. Если человек юрист, но отвечает и за контракты с азиатскими поставщиками, в письме описывайте именно вторую часть. ТПП интересует связь с поездками, а не строчка в штатном расписании.

От самого сотрудника нужны загранпаспорт, который на момент подачи действует ещё не меньше 40 месяцев, и чистая справка о несудимости.

Кто что делает при самостоятельной подаче

На компании — письмо на бланке через веб-форму ТПП: кто сотрудник, чем занимается компания и зачем ему поездки в страны АТЭС. ТПП заодно оценивает добросовестность организации и её подтверждённые финансовые показатели. Платит тоже компания.

На сотруднике — анкета-заявление по форме МИД с фото 4×6, копии загранпаспорта и внутреннего паспорта, справка о несудимости.

Одним списком дело обычно не ограничивается. ТПП может запросить 2-НДФЛ, справку с места работы, подтверждение полномочий подписанта, и отвечать на это кто-то должен. Если в компании нет человека, который возьмёт переписку на себя, заявка может растянуться на месяцы.

Как оформить карты на нескольких человек

Групповой заявки нет: каждая карта оформляется на конкретного человека и его паспорт. Подавать можно параллельно, но порядок лучше продумать заранее:

• выбирайте тех, кто реально ездит в Азию постоянно, а не всех, кто может поехать когда-нибудь;
• проверьте сроки загранпаспортов у всех кандидатов до сбора документов;
• заказывайте справки о несудимости одновременно, это самая долгая бумага в пакете;
• назначьте одного ответственного за переписку, чтобы уточнения не терялись между отделами.

Плюс параллельной подачи в том, что документы о компании готовятся один раз: письма пишутся по одному шаблону, финансовые показатели общие.

Решения стран при этом приходят каждому отдельно. У двух коллег на картах вполне могут оказаться разные наборы экономик, особенно в части Австралии и Японии.

Командировка по карте: что остаётся на компании

Визы карта заменяет, командировочный порядок — нет. Приказ, авансовый отчёт, суточные, страховка оформляются как обычно. Подробно о документах — в статье командировка за рубеж: как оформить сотрудника.

Отдельно про характер поездок. Работать по найму по карте нельзя, она для переговоров, выставок, встреч и визитов на производство. Если сотрудник едет не договариваться, а выполнять работу у заказчика, например монтировать оборудование, это может потребовать рабочей визы, и карта тут не поможет.

Карта привязана к паспорту сотрудника. Сменил он загранпаспорт — карту перевыпускают. В ТПП это стоит как первое оформление и занимает 2–3 недели.

Что будет с картой, если сотрудник уволится

В опубликованных правилах прямого ответа нет. Карта оформлена на человека и его паспорт, а основанием было письмо конкретного работодателя.

Точно известно одно: через пять лет карту продлевают по той же процедуре, что и первую, и основание подтверждают заново. Если человек к тому времени работает в другой компании, письмо будет от неё. Сроки и подводные камни — в статье продление карты АТЭС.

Для компании это может быть принципиально, поэтому обсудите вопрос с сотрудником до подачи. Договорённость о расходах на случай увольнения лучше формулировать с юристом: тема тонкая, трудовое право.

С переводом внутри компании похожая неясность. Сотрудник ушёл из закупок в отдел, который в Азию не ездит, — что будет с уже выданной картой, правила не уточняют. А при продлении основания может уже не оказаться.

Как понять, окупится ли карта для компании

Сделайте выгрузку: кто из сотрудников летал в Азию за последний год, куда и на сколько дней. Картина почти всегда неравномерная. Два-три человека в разъездах постоянно, остальные — от случая к случаю. Первыми карты получают первые.

Визовые сборы тут почти ничего не решают: в Китай, Вьетнам, Малайзию, Таиланд россияне ездят без визы. Решают дни на месте и скорость. Менеджер с картой может провести на китайских фабриках до 60 дней за въезд вместо 30 по безвизу, а на прилёте идёт к отдельной стойке, где она есть.

Со скоростью ещё нагляднее. Если у поставщика на Тайване проблема с партией, сотрудник с картой вылетает через пару дней, не дожидаясь электронной визы. Для отдела закупок это иногда дороже любых сборов.

Людям, которые живут в командировках, пригодится и статья о том, как не выгореть в частых командировках.

Если вы сотрудник и хотите предложить карту руководителю

Инициатива часто идёт снизу: тот, кто летает в Азию чаще всех, первым устаёт от виз и очередей. Руководителю нужен расчёт, а не жалобы.

Соберите поездки за год: куда, на сколько дней, сколько стоили визы и сколько времени ушло на их оформление. Отметьте случаи, когда поездку пришлось делить на две из-за лимита безвиза или выезжать в Гонконг, чтобы въехать в Китай заново. Добавьте планы: выставки, аудиты поставщиков, переговоры.

Потом покажите, что нужно от компании. Под ключ — только оплата, от вас скан паспорта. Самостоятельно — письмо на бланке, оплата со счёта и ответы на вопросы ТПП.

И заранее проговорите, что будет, если вы смените работу. Этот разговор снимает главный страх руководителя: заплатить за карту, которой потом воспользуется другая компания.

Как запустить оформление без нагрузки на отдел

Самостоятельно через ТПП: 20 000 ₽ за сотрудника при подаче через веб-форму, на сайте ТПП 5–6 месяцев, на практике от 10. Порядок действий — в статье как получить карту АТЭС.

Под ключ через PERSONO: от сотрудника только скан загранпаспорта, от компании оплата, можно по счёту. Документы на подачу, справки и анкету собираем сами, а путь подбираем под роль человека, даже если в штатном расписании у него нет слова «ВЭД». Работа занимает, как правило, 3–4 месяца. Компания платит 99 000 ₽ и получает договор с гарантией, что карта у сотрудника будет. Условия для компаний — в прайсе на сайте.